Warum die Angebotserstellung so viel Zeit frisst
Ein Angebot ist selten in fünf Minuten geschrieben. Erst die Anfrage sichten, dann Leistungen, Mengen und Preise zusammenstellen, den passenden Standardtext heraussuchen, alles ins Angebotsformular übertragen, und das oft abends, wenn das Tagesgeschäft erledigt ist. Bis das Angebot beim Kunden ankommt, hat er vielleicht schon bei jemand anderem angefragt.
Das Problem ist selten fehlendes Fachwissen, sondern schlicht Zeit, die tagsüber für die eigentliche Arbeit gebraucht wird.
So läuft die automatisierte Angebotserstellung ab
- Anfrage kommt rein: per E-Mail, Kontaktformular, WhatsApp oder als Notiz aus einem Anruf. Die KI liest sie sofort.
- Kunde wird erkannt: Ist es ein Bestandskunde, nutzt die KI die vorhandenen Daten. Ist es ein Neukunde, legt sie ihn in Ihrer Kundenliste oder Ihrem CRM an.
- Preise werden kalkuliert: mit Ihren hinterlegten Leistungen, Stundensätzen und Materialpreisen, nicht mit geschätzten Werten.
- Angebot entsteht: in Ihrer gewohnten Vorlage, mit Ihren Standardtexten.
- Sie geben frei: Der Entwurf liegt Ihnen zur Prüfung vor, auch auf dem Handy. Korrigieren, freigeben, fertig.
- Versand und Nachfassen: Erst nach Ihrer Freigabe geht das Angebot raus. Auf Wunsch erinnert die Automatisierung nach ein paar Tagen ans Nachfassen.
Den Ablauf in unter 30 Sekunden zeigt das Video auf unserer Startseite.
Ein Beispiel aus dem Handwerk
Am Montagmorgen schreibt eine Kundin über das Kontaktformular: Sie möchte im Gäste-WC die Wandfliesen erneuern lassen, etwa acht Quadratmeter, die alten Fliesen sollen raus. Fotos hängen an.
Die KI erkennt eine Neukundin und legt sie an. Sie ordnet die Anfrage Ihren Leistungen zu, zum Beispiel Rückbau, Untergrund vorbereiten, Fliesen verlegen, Verfugen und Entsorgung, und setzt Mengen und Ihre Preise ein. Weil die Fliesenauswahl der Kundin noch fehlt, markiert sie diese Position als offen.
Sie bekommen den fertigen Entwurf aufs Handy, passen eine Menge an und geben frei. Das Angebot geht noch am Vormittag raus, statt am Freitagabend.
Dasselbe Prinzip funktioniert in jeder Branche, in der Angebote aus wiederkehrenden Positionen bestehen: bei Dienstleistern wie Reinigungsfirmen oder Agenturen, in der Hausverwaltung für Wartungs- und Hausmeisterleistungen oder im Großhandel für Anfragen mit Artikelnummern und Mengen.
Das Beispiel ist zur Veranschaulichung ausgedacht; Positionen und Ablauf richten wir nach Ihrem Unternehmen ein.
Mit welchen Programmen das funktioniert
Sie müssen Ihre Software nicht wechseln. Die Automatisierung verbindet die Programme, die Sie schon nutzen, zum Beispiel Outlook und Microsoft 365, Lexware, sevDesk, DATEV oder Excel. Welche Verbindung bei Ihnen passt, schauen wir uns im Erstgespräch an.
Wo die Grenzen liegen
Am meisten Zeit spart die automatische Angebotserstellung bei Leistungen, die Sie regelmäßig anbieten und für die es feste Preise oder eine klare Kalkulation gibt. Bei Sonderanfertigungen oder Aufträgen, für die Sie erst vor Ort besichtigen oder messen müssen, bereitet die KI den Entwurf vor. Die eigentliche Kalkulation bleibt dann bei Ihnen.
Was sich dadurch ändert
Weniger Zeit zwischen Anfrage und Angebot heißt in der Regel: mehr Kunden, die bei Ihnen bleiben, statt bei der Konkurrenz anzufragen. Und weniger Abende, die für Papierkram draufgehen, statt für Ihr eigentliches Geschäft.
Viele Anfragen kommen per Telefon. Damit auch die nicht verloren gehen, gibt es den KI-Telefonassistenten.
Rechnen Sie aus, wie viel Zeit Sie Angebote und Anfragen aktuell kosten.
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